Mit gefälschten elektronischen Rechnungen erbeuteten Betrüger im Kanton Zug in 2017 über 600'000 Franken. Mit einer digitalen Signatur für dein E-Mail schützt du dich und deine Kunden.
Manipulierte E-Mails sind eine grosse Gefahr
Betrüger imitieren geschäftliche E-Mails inzwischen so gut, dass es ohne eine digitale E-Mail Signatur fast unmöglich ist, sie als falsch zu erkennen. Im oben genannten Beispiel fingen die Betrüger geschäftliche E-Mails ab und manipulierten die in den elektronischen Rechnungen genannten Bankverbindungen.
Immer wieder warnt auch die Eidgenössische Steuerverwaltung vor gefälschten E-Mails ohne Herkunftsbeweis, mit denen Schweizer Bürger über eine angeblich fehl gelaufene Steuerrückzahlung zur Herausgabe wichtiger persönlicher Daten gelockt werden.
E-Mail Signatur schützt doppelt
Betrügern fällt es leicht, den Absender eines E-Mails zu fälschen. Vertraue einem E-Mail daher nur, wenn es mit einer digitalen Signatur ausgestattet ist. Mit der Signatur ist das empfangene E-Mail fest mit der Absenderidentität verknüpft. Zusätzlich stellt die Signatur sicher, dass der Inhalt unverändert übertragen wurde.
Recht im Bild siehst du, wie das iPhone signierte E-Mails anzeigt, damit jederzeit klar ist, dass diesese Mail wirklich von Reto Furrer stammt.
Du erkennst die E-Mail Signatur bei Outlook an einem kleinen Siegelsymbol (siehe Bild), in anderen E-Mail-Programmen ist es ein verschlossener Briefumschlag. Mit einem Klick erfährst du, für wen das gültige Zertifikat ausgestellt ist. Stimmt die darin genannte Adresse mit dem Absender überein, ist alles in Ordnung. Fehlt die Signatur bei einer wichtigen Nachricht, dann fragst du am besten telefonisch nach.
Schütze deine eigenen E-Mails
Mache es auch deinen Geschäftspartnern leicht, deine Nachrichten sofort als authentisch und vollständig zu erkennen. Dazu benötigst du ein digitales Zertifikat, bei dessen Beschaffung und Einrichtung wir dich kompetent und schnell unterstützen.
Ist das E-Mail-Zertifikat einmal eingerichtet, ist die Nutzung kinderleicht. Dann sendest du deine E-Mails von Outlook, von deinem iPhone oder Tablet mit deiner professionellen, digitalen Unterschrift und beeindruckst so jeden Gesprächspartner.
Sicherheit im ganzen Unternehmen
Vom Einkauf über die Buchhaltung bis in den Vertrieb - in jedem Unternehmensbereich werden regelmässig geschäftskritische Handlungsanweisungen per E-Mail erteilt und empfangen. Daher ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter ihre E-Mails künftig signiert versenden.
So erhält jedes ausgehende E-Mail eine angemessene Seriosität. Gleichzeitig erhöhst du deine Sicherheit nach Innen, denn durch die aktive, eigene Nutzung ist jeder Mitarbeiter gut dafür sensibilisiert, eingehende E-Mails ohne Signatur genau zu hinterfragen.
Kurze Information zur E-Mail-Verschlüsselung
Der grosse Nutzen der digitalen E-Mail Signatur liegt darin, den Inhalt und Absender eines E-Mails eindeutig zu verifizieren. Eine Verschlüsselung der Inhalte der E-Mail ist dazu nicht notwendig.
Von der E-Mail-Verschlüsselung im Geschäftsverkehr raten wir aktuell ab. Die stark erschwerte Einhaltung aller gesetzlichen Aufbewahrungspflichten ist nur einer von vielen Gründen dafür. Hast du Bedarf an verschlüsselter Kommunikation, empfehlen wir gern passende alternative Lösungen.
Gute Planung sichert den langfristigen Erfolg
Für den Umgang mit digitalen Zertifikaten gilt es neben der Einrichtung auch die rechtlichen Rahmenbedingungen und technische Zukunftssicherheit fest im Blick zu behalten. So müssen beispielsweise auch abgelaufene E-Mail Signaturen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Mit einer sauberen Planung, klaren Abläufe und einer kurzen Schulung der betroffenen Mitarbeiter stellst du die Weichen vom ersten Tag an richtig.
In wenigen Stunden zur verlässlichen E-Mail Signatur
Die bei der Einführung von digitalen Signaturen entstehenden Kosten halten sich in sehr überschaubaren Rahmen. Nach unserer Erfahrung entstehen dabei etwa eine Stunde Arbeitszeit pro Mitarbeiter. Berücksichtigt sind dabei die Beschaffung der Zertifikate, deren technische Einrichtung und die Schulung der Mitarbeiter. Dein damit gewonnener Nutzen ist klar: Künftig enthalten alle deine E-Mails den sicheren Herkunftsbeweis und eine eindeutige Absenderidentität.
Zeige deinen Geschäftspartnern mit der eigenen digitalen Signatur, dass du einen professionellen und sicheren Email-Verkehr beherrschst. Triffst du dabei auf Partner und Freunde, die bislang noch keine E-Mail Signatur einsetzen, reiche diesen nützlichen Beitrag gerne weiter.
Diese Sicherheit lohnt sich, da bin ich mir sicher.
In diesem Sinne "gesicherte" Grüsse
Daniel Mettler