Du willst in deinem Unternehmen oder deiner Organisation ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) digital abbilden – am besten revisionssicher, benutzerfreundlich und ohne zusätzliche Insellösungen? Dann fragst du dich vielleicht: Geht das auch mit SharePoint? Die kurze Antwort: Ja – und zwar ziemlich gut.
Die bessere Frage ist: Wie setze ich SharePoint so ein, dass es nicht nur technisch funktioniert, sondern auch wirklich gelebt wird?
Warum so viele QMS-Systeme scheitern – und was du besser machen kannst
In der Praxis scheitern viele QMS-Systeme nicht an der Technik, sondern an der Komplexität.
- Zu viele Tools, zu komplizierte Abläufe, zu wenig Akzeptanz.
- Mitarbeitende finden nichts (Schwachstelle Ordnerstruktur)
- Dokumente liegen doppelt oder veraltet herum
- niemand weiss, wer was wann freigegeben hat
Die Folge: Prozesse laufen vorbei am System – und das QMS erfüllt nur auf dem Papier die Norm.
Mit SharePoint kannst du das anders lösen – pragmatisch, nachvollziehbar und im besten Fall sogar ohne neue Software einzuführen.
Was SharePoint als QMS-Plattform leisten kann
SharePoint bringt viele Funktionen mit, die du für ein digitales QMS brauchst – und das ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten, wenn du Microsoft 365 bereits im Einsatz hast:
- Dokumentenmanagement mit Versionierung, Freigabe und Historie
- Zugriffsrechte für unterschiedliche Rollen (z. B. Lese-/Schreib-/Freigaberechte)
- Workflows, z. B. für Genehmigungen, Reviews oder Änderungsanträge
- Benutzerführung über klar strukturierte Seiten & Navigation
- Automatisierungen mit Power Automate (z. B. Erinnerungen an Abläufe)
Und das Beste: Du integrierst dein QMS in eine Umgebung, die deine Nutzerinnen und Nutzer bereits kennen – Teams, Outlook, OneDrive & Co.
So sieht ein digitales QMS mit SharePoint konkret aus
Stell dir dein QMS so vor:
- Startseite: Übersicht zu verantwortlichen Personen, Prozessen, Dokumenten & Aufgaben
- Strukturierte Bibliotheken: z. B. nach Normen (ISO 9001), Abteilungen oder Prozessgruppen
- Lenkung & Freigabeprozesse: Automatisch gesteuert über Power Automate
- Schulungsnachweise & Lesebestätigungen: Dokumentiert, revisionssicher und filterbar
- Änderungsanträge: Per Online-Formular direkt im System einreichen und nachvollziehen
Das alles kannst du mit SharePoint umsetzen – ohne, dass du dafür eine Speziallösung einführen musst.
Checkliste: Ist dein QMS bereit für den digitalen Alltag?
Hier ein paar Fragen, mit denen du euer aktuelles System auf den Prüfstand stellen kannst:
- Struktur & Auffindbarkeit: Finden Nutzer die richtigen Inhalte auf Anhieb?
- Verantwortlichkeiten: Sind Zuständigkeiten klar dokumentiert?
- Dokumentenlenkung: Gibt es nachvollziehbare Freigabeprozesse?
- Versionierung: Siehst du jederzeit, was aktuell ist – und was war?
- Zugriff & Rechte: Wer darf lesen, wer darf ändern, wer gibt frei?
- Schulungsnachweise: Sind Schulungen oder Lesebestätigungen dokumentiert?
- Benutzerfreundlichkeit: Ist das System selbsterklärend für neue Nutzer?
Wenn du hier öfter „Nein“ oder „Weiss nicht“ antwortest, könnte SharePoint der richtige nächste Schritt sein.
Unsere Rolle – so unterstützen wir dich beim Aufbau deines SharePoint-QMS
Ein funktionierendes Qualitätsmanagement lebt nicht von Software – sondern von Struktur. Wir helfen dir dabei, SharePoint gezielt als Plattform für dein QMS zu nutzen:
- Aufbau einer verständlichen, struktrurierter Ablage
- Umsetzung von Workflows und Freigabeprozessen
- Benutzeroberflächen im Look deiner Organisation
- Einführung & Schulung für dein Team
Wir denken das System so, dass es von Anfang an akzeptiert und genutzt wird – nicht nur von QM-Verantwortlichen, sondern von allen, die es betrifft.
[Bild Dokumentenbibliothek strukturiert]
Fazit: Ein gutes QMS ist klar, nachvollziehbar und nutzbar – nicht kompliziert
Du brauchst kein weiteres Tool, keine Lizenzgebühren und keine technische Komplexität. Was du brauchst: ein gut aufgebautes System, das einfach funktioniert – und SharePoint bringt alles mit, was du dafür brauchst.
👉 Wenn du möchtest, zeigen wir dir gerne in 30 Minuten, wie ein QMS mit SharePoint in deiner Organisation aussehen könnte.
Unverbindlich. Klar. Und mit dem Ziel, dass dein System nicht nur steht – sondern auch lebt.