07.11.2024 | Web Projektablauf für eine erfolgreiche Einführung von OCLC Open: Ein umfassender Leitfaden

Warum OCLC Open Bibliotheca?

Deine Bibliothek steht vor einem digitalen Wandel, und OCLC Open mit BIBLOTHECA bietet die perfekte Gelegenheit, deinen Online-Katalog zu modernisieren. Mit dieser leistungsstarken Software kannst du deine Nutzer mit einem intuitiven und vielseitigen Recherchetool begeistern. 

Was erwartet dich?

In diesem Leitfaden zur Einführung von OCLC Open begleite ich dich durch alle Phasen des Projekts – von der Zieldefinition über die Planung bis hin zum erfolgreichen Go-Live zeige ich dir den kompletten Projektablauf. Also lass und starten!

1. Planungsphase: Der Weg zur perfekten Online-Bibliothek

1. Ziele definieren und planen

Klar definierte Ziele sind der Kompass für die Einführung von OCLC Open. Was soll der neue Online-Katalog leisten? Möchtest du die Ausleihe vereinfachen, den Bestand besser präsentieren oder neue Nutzergruppen ansprechen? Diese Ziele sind die messbaren Richtlinien, die den Erfolg deines Projekts sicherstellen.

2. Dein Team zusammenstellen

Interne Experten: Binde Bibliothekare, IT-Mitarbeiter und Nutzer in dein Projektteam ein. Jede Perspektive ist wertvoll und trägt zur erfolgreichen Einführung von OCLC massgeblich  bei.

Externe Partner: Suche nach eine erfahrene OCLC Open Agentur, die dich bei der Einführung von OCLC Open für deine Bibliothek unterstützt. Dieser Partner übernimmt Aufgaben wie Beratung, Hosting, Design und technische Umsetzung.

Festlegen von Zuständigkeiten: Steht das Team sollten alle Rollen klar definiert werden damit Entscheidungswege und Ansprechpartner für alle klar sind.

3. Anforderungen analysieren

Um sicherzustellen, dass OCLC Open optimal auf die Bedürfnisse deiner Bibliothek zugeschnitten ist, musst du eine gründliche Anforderungsanalyse durchführen. Dabei werden die spezifischen Anforderungen der Bibliothek an den neuen Katalog und die Webseiten identifiziert und in einem detaillierten Anforderungsprofil festgehalten. 

4. Zeitplan erstellen

Erstelle einen realistischen Zeitplan mit klaren Meilensteinen. Plane Puffer ein, denn Verzögerungen sind bei komplexen Projekten nicht ungewöhnlich.

5. Budget planen

Bei der Einführung von OCLC Open ist eine sorgfältige Budgetplanung unerlässlich, um unerwartete Kosten zu vermeiden. Wichtige Kostenpunkte, die berücksichtigt werden sollten, umfassen:

• Lizenzkosten: Einmalige oder laufende Gebühren für OCLC Open und eventuell zusätzliche Module.
• Personalkosten: Gehälter für interne Mitarbeiter und Kosten für externe Berater. Aufwendungen für Schulungen.
• Hardware und Infrastruktur: Kosten für notwendige Server, Netzwerkausrüstung und IT-Infrastruktur.
• Softwarekosten: Investitionen in Software, Updates und Support.
• Datenmigration und Integration: Aufwände für die Übertragung bestehender Daten und Systemintegration.
• Support und Wartung: Laufende Kosten für technischen Support und Wartung.
• Unvorhergesehene Ausgaben: Rückstellungen für unvorhergesehene Kosten.

Eine umfassende Budgetplanung, die diese Aspekte berücksichtigt, ist entscheidend, um das Projekt erfolgreich und innerhalb des Finanzrahmens umzusetzen.

2. Konzeptionsphase: Jetzt wird es konkreter

1. Die perfekte Seitenstruktur

Die Seitenstruktur und Navigation im Katalog sollten selbsterklärend sein, damit Nutzer schnell finden, was sie suchen. Lass dich von erfolgreichen Online-Katalogen inspirieren und arbeite eng mit deiner externen Agentur zusammen, um die besten Lösungen zu entwickeln. 

2. Funktionen definieren

In dieser Phase werden die Funktionen des Katalogs festgelegt. Dazu gehören beispielsweise die Suchfunktionen, Filteroptionen und Sortiermöglichkeiten. Besondere Prozesse wie die Organisation von Events oder der digitale Verleih sollten ebenfalls definiert und fixiert werden. Überlege auch ausserhalb des Katalogs, welche Medienformen du anbietest, wie etwa mehrere Standorte, digitale Medien, Gruppenevents und Online-Veranstaltungen. So gehst du sicher nichts zu vergessen.

3. Webdesign: deine Bibliothek im neuen Gewand

Das Design sollte die Identität deiner Bibliothek widerspiegeln und eine angenehme User Experience (Nutzer Erfahrung) bieten. Achte dabei auf eine klare und übersichtliche Gestaltung, die den gesamten Online-Auftritt der Bibliothek unterstützt, damit sich die Nutzer gerne auf der Seite bewegen. Auch die Ansicht auf Mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets sollte dabei berücksichtigt werden. Ein Design Prototyp, der bereits ein Gefühl geben soll, wie sich ein Besucher auf der Seite bewegen kann bietet hier einen grossen Vorteil.

3. Entwicklungsphase: Der Aufbau deiner virtuellen Bibliothek 

Die Entwicklungsphase umfasst die technische Umsetzung des Katalogs und der Website.

1. Grundinfrastruktur aufbauen

Richte die notwendige Infrastruktur ein, inklusive Entwicklungsumgebung, Staging- und Produktivumgebung. Wenn bereits eine OCLC-Software im Einsatz ist, plane einen Parallelbetrieb, um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen. Die Kommunikation zwischen interner IT und dem externen Dienstleister ist hier entscheidend.

2. Prototyp aufsetzten und einrichten

Installiere OCLC Open und verbinde es mit bestehenden Systemen wie Bibliotheca. Teste alle Funktionen, insbesondere die Logins, um sicherzustellen, dass der Prototyp alle Grundanforderungen erfüllt.

3. Umsetzung Webdesign

Nun erhält deine Website die entsprechende Optik. Auf Grundlage von DNN und Bootstrap wird nun das Design sowie die Funktionalitäten der allgemeinen Webseiten umgesetzt und das Template entsprechend aufgebaut.

Dabei kann der Einsatz von 2sxc einen massiven Mehrwert bieten, da er die Inhaltserstellung und Bearbeitung deiner Inhalte wesentlich vereinfacht.

4. Design und Anpassungen des OCLC Open Katalogs umsetzen

Bei Anpassungen des OCLC Open Katalogs dreht sich alles darum dem Benutzer den Besuch deiner Online-Bibliothek so angenehm wie möglich zu gestalten. Auch hier ist eine kompetente Agentur an deiner Seite wertvoll, da die Datenstruktur als auch die Technologien von hoher Komplexität ist. Auch gilt es, den richtigen Cover Provider auszuwählen, um nur einen Aspekt vorab aufzugreifen. Falls du dich für die technischen Aspekte von OCLC-Open interessierst, habe ich dir hier einen Leitfaden erstellt.

5. Allgemeine Web-Inhalte erstellen und einpflegen

Passe deine Webseiten ausserhalb des Katalogs an die spezifischen Bedürfnisse deiner Bibliothek an. Dazu gehören Informationen und Inhalte zu Angeboten, "Über uns"-Seiten, mehrsprachige Inhalte, Standorte usw.

6. Besondere Prozesse umsetzen

Implementiere besondere Prozesse, wie z.B. die Organisation von Events und die Anmeldung dazu, falls diese eine wichtige Rolle in deiner Bibliothek spielen.

4. Testphase

Bevor der neue Katalog für die Nutzer freigegeben wird, muss er gründlich getestet werden.

1. User Testing:

Führe umfassende Usability-Tests durch, um die Benutzerfreundlichkeit des Katalogs und der Website zu prüfen. Teste dabei auch spezielle Funktionen und Prozesse.

2. Quality Control und Optimierungen

Identifiziere und behebe mögliche Probleme zusammen mit deinem externen Partner, die während der Tests auftreten. Die Fehlerbehebung ist ein wichtiger Schritt, um eine störungsfreie Einführung sicherzustellen.

5. Einführungsphase

In der Einführungsphase wird der neue Katalog für die Nutzer freigegeben.

1. Go-Live planen und durchführen

Plane und führe den Go-Live (Umstellung auf die Live-Umgebung) des neuen Systems durch. Informiere die Nutzer rechtzeitig über den Wechsel und stelle sicher, dass alle Systeme optimal funktionieren. Minimiere mögliche Störungen durch eine sorgfältige Planung.

6. Nachbereitungsphase

Auch nach der Einführung des neuen Katalogs sind weitere Aufgaben zu erledigen.

1. Evaluierung

Nach der Einführung sollte der Erfolg des Projekts regelmässig evaluiert werden. Überprüfe, ob die definierten Ziele erreicht wurden, und ermittele die Zufriedenheit der Nutzer.

2. Optimierung

Basierend auf den Ergebnissen der Evaluation können weitere Optimierungen am Katalog und an der Website vorgenommen werden, um die Nutzererfahrung kontinuierlich zu verbessern.

Fazit: Mit dieser strukturierten und umfassenden Herangehensweise an das Projekt kannst du sicherstellen, dass die Einführung von OCLC-Open in deiner Bibliothek erfolgreich verläuft. Die Planung und Umsetzung aller genannten Schritte bilden die Grundlage für einen reibungslosen Übergang und eine langfristig erfolgreiche Nutzung der Bibliothekssoftware.