Ausgangslage
Die Abklärungsberichte wurden noch bis vor einigen Jahren per Briefpost zwischen Pädagogen, Geschäftsstelle und Eltern hin und her gesendet. Das brachte einen hohen administrativen Aufwand und hohe Kosten (Druck, Verpackung und Porto) mit sich. Heikel dabei sind die vertraulichen Informationen, die ausgetauscht werden. 2sic empfahl der Stiftung, den gesamten Prozess zu digitalisieren. Entstanden ist eine zentrale und sichere SharePoint-Lösung, auf die alle Mitarbeitenden der 7 Regionalstellen Zugriff haben.
Services
- Beratung
- Projektmanagement
- Development
- Schulung & Support
Highlights der SharePoint-Lösung
1
Workflow von der Anmeldung bis zum Archiv
2
Dokumentenmanagement-system (DMS)
3
Intranet für 7 Regionalstellen
4
Mehrsprachige SharePoint-Lösung (de/it/rm)
Herausforderung & Lösung
Prozesse mit SharePoint automatisiert
Der kleine Max* zeigt Auffälligkeiten in der verschiedenen Entwicklungsbereichen. Seine Eltern entscheiden sich, ihn bei HPD anzumelden, um Hilfe von einer Fachperson für Heilpädagogische Früherziehung zu beantragen. Die digitale Anmeldung von Max wird neu direkt in die zentral verwaltete «Kinderliste» in SharePoint aufgenommen. Die Geschäftsstelle vom HPD prüft die Anmeldung und teilt Max einer Fachperson zu. Die Fachperson hat nun im SharePoint Zugriff auf seine Akte. Sie lädt nun Abklärungsberichte, Anträge, Förderpläne und weitere Dokumente im SharePoint hoch. Die Prüfstelle prüft die Dokumente und kann diese ablehnen oder bewilligen. Im Falle einer Ablehnung geht das Dokument zurück an die Fachperson, zur Überarbeitung und lädt es wieder hoch zur erneuten Prüfung. Dies erspart viel Zeit und erhöht die Qualität der Dokumente. Wird das Dokument bewilligt, wird auf Knopfdruck ein PDF generiert und automatisiert im «Kinderarchiv» abgelegt.
*Name frei erfunden
Intranet für 7 Regionalstellen
Die 7 Regionalstellen der Stiftung haben neu in SharePoint zentral Zugriff auf alle Dokumentationen und Vorlagen. Die Plattform dient als Dokumentenmanagementsystem sowie zum Austausch im Team. Zudem gibt es zu den einzelnen Fachbereichen spezifische SharePoint-Seiten, auf die die entsprechenden Therapeuten zugreifen können. Das vereinfacht den Datenaustausch und die Informationsbeschaffung. Da der HPD GR im ganzen Kanton tätig ist, ist die SharePoint-Lösung in Deutsch, Italienisch und teilweise sogar in Rätoromanisch aufgebaut. So stehen Dokumente mehrsprachig zur Verfügung.
Ergebnis
Der neue SharePoint-Workflow dokumentiert den kompletten Ablauf einer Therapie, die über mehrere Jahre dauern kann. Alle Berechtigten haben nun automatisiert Zugriff auf die Informationen und Dokumente zum Kind. Die Digitalisierung der internen Prozesse mit SharePoint spart deutlich Zeit, die die Fachpersonen nun den Kindern widmen können.